Z dniem 1 maja 2019 roku nastąpiła istotna zmiana przepisów dotyczących kas rejestrujących. Obliguje ona przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej do wycofania z użycia tradycyjnych kas fiskalnych i zastąpienia ich kasą online. Zmiana taka nie obejmie wszystkich jednocześnie. Zastosowano tu długi okres przejściowy. Kto i kiedy będzie musiał wprowadzić kasy fiskalne online?

Początkowo zakładano, że kasy rejestrujące online będą musieli stosować wszyscy przedsiębiorcy już od stycznia 2018 roku. Ostatecznie termin ten został przesunięty na 1 maja 2019 roku, a zmiany – jak już wspomnieliśmy – będą wprowadzane stopniowo.

Na czym polega zmiana?

Wprowadzenie kas fiskalnych online ma za zadanie pomóc w walce z wyłudzaniem podatku. Każda z takich kas zostanie wyposażona w funkcję, która umożliwi połączenie i przesyłanie danych pomiędzy kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). To ostatnie utworzone zostało 1 maja 2019 roku, czyli z dniem, kiedy w życie weszła nowelizacja ustawy o VAT. Centralne Repozytorium Kas służy do kontroli oraz analizy informacji przesyłanych z poszczególnych kas rejestrujących, a także przesyłania z CRK do kas rejestrujących poleceń, które określają sposób ich pracy. Stworzenie takiego systemu pozwala urzędnikom śledzić każdą zewidencjonowaną na kasie rejestrującej transakcję i ustalić na tej podstawie kwotę należnego podatku. Administratorem danych przesyłanych z kas rejestrujących do CRK jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Jakie informacje przesyłane są do CRK?

Z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas wpływają dane na temat każdego zarejestrowanego za pomocą kasy fiskalnej zakupu. Na tej podstawie można ustalić rodzaj towaru lub usługi oraz kwotę transakcji. Anonimowe pozostają natomiast dane dotyczące ich nabywców. Wyjątek może tu stanowić numer NIP kupującego, jednak tylko wtedy, gdy ten poda go podczas dokonywania transakcji. W Centralnym Repozytorium Kas znajdą się też informacje na temat czasu i miejsca instalacji kasy. Dane z kas rejestrujących są zatem elektronicznym zapisem paragonów, który daje organom podatkowym wystarczającą ilość informacji o dokonywanych transakcjach, zapewniając jednocześnie anonimowość konsumentów.

Czy można używać tradycyjnych kas fiskalnych zamiast online?

Okres przejściowy zaproponowany przy wdrażaniu wynikających ze znowelizowanych przepisów zmian oznacza, że możliwość stosowania kas tradycyjnych będzie ograniczana stopniowo.

Po pierwsze nastąpi to poprzez uniemożliwienie zakupu kas z kopią papierową, a następnie kas z kopią elektroniczną. Kasę z papierowym zapisem kopii będzie można nabyć jeszcze tylko do końca sierpnia 2019 roku, a kasę elektroniczną do końca 2022 roku.
Po drugie poprzez zakaz wymiany pamięci fiskalnej w przypadku jej zapełnienia w kasach z papierowym zapisem kopii.
Po trzecie znowelizowane przepisy wskazują terminy, do których poszczególne czynności będą mogły być ewidencjonowane za pomocą kas fiskalnych z papierowym zapisem kopii oraz kas elektronicznych.

Tradycyjne kasy fiskalne mogą być obecnie nadal stosowane. Wprowadzenie powyższych zmian pozwoli na ich stopniową i wydłużoną w czasie wymianę na kasy rejestrujące online.

Kasy fiskalne online – kto pierwszy będzie musiał zmienić?

Stopniowa wymiana tradycyjnych kas fiskalnych na kasy rejestrujące online oznacza, że niektóre branże mają na to jeszcze wiele czasu, inne już teraz muszą przygotowywać się na wdrożenie zmian. Już od 1 stycznia 2020 roku kasy online powinny być stosowane przez przedsiębiorców, którzy zajmują się naprawą pojazdów silnikowych i motorowerów, a także naprawą opon, ich zakładaniem, bieżnikowaniem i regenerowaniem oraz wymianą kół i opon w pojazdach silnikowych i motorowerach. Ta data obliguje też firmy zajmujące się sprzedażą benzyny, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego do napędu pojazdów silnikowych.

W kolejnym etapie, tj. od lipca 2020 roku obowiązek rejestrowania transakcji za pomocą kas fiskalnych online będą mieli przedsiębiorcy świadczący stałe i sezonowe usługi gastronomiczne, usługi hotelarskie oraz zajmujący się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

Od stycznia 2021 roku do stosowania kas fiskalnych online zostały zobligowane firmy świadczące usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze oraz związane z działalnością obiektów, które służą poprawie kondycji fizycznej (wyłącznie w zakresie wstępu).

Wprowadzenie kas fiskalnych online – ostateczne terminy

Jednocześnie należy pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy nie zostali przez ustawodawcę zobligowani konkretnymi terminami wymiany kas tradycyjnych na kasy online, mogą nadal nabywać kasy fiskalne starego typu do momentu, do którego te będą jeszcze w sprzedaży. Niezależnie od terminu ich nabycia potwierdzania o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych są dla tych kas wydawane odpowiednio:

dla kas z papierowym zapisem kopii do 31 sierpnia 2019 roku,
dla kas z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2022 roku.

Oznacza to, że od stycznia 2023 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli rejestrować dokonywane transakcje za pomocą kas fiskalnych online.