Co jeśli wysyłamy pracownika na wyjazd służbowy? Czy delegacja pracownika i sposób jej rozliczania jest jakoś regulowana ustawowo?

Czym jest delegacja pracownika a czym nie jest?

Delegacja pracownika to polecenie wyjazdu służbowego, które wydaje przełożony. Na poleceniu określamy cel, miejsce i termin wyjazdu. Delegacja jest obowiązkiem pracownika. Zwolnieni są z tego obowiązku jedynie rodzice dziecka do 4 roku życia oraz kobiety w ciąży. Z delegacją mamy do czynienia, jeżeli wyjazd odbywa się w inne miejsce, niż to, w którym zwykle pracuje podwładny.

Nie mówimy o delegacji wtedy, gdy pracodawca postanawia na stałe oddelegować pracownika w inne miejsce. W takim wypadku stosuje się aneks do umowy, w którym zmieniamy miejsce zatrudnienia.

W polskim prawie kwestie delegacji są opisane w jednym dokumencie. Jest to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jak według Rozporządzenia rozliczać diety?

Dieta z założenia ma być pokryciem kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową. Według rozporządzenia pełna dieta to 30 zł. W zależności od tego, jak długa jest delegacja, przysługuje inna część diety:

od 8 do 12 godzin – należy się połowa diety,
ponad 12 godzin – należy się dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli podróż krajowa jest dłuższa i trwa kilka dni, to za każdą dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

do 8 godzin – należy się połowa diety,
ponad 8 godzin – należy się dieta w pełnej wysokości.

Dieta może być pomniejszona, jeśli pracownik otrzymuje wyżywienie:

śniadanie pomniejsza dietę o 25 %
obiad o 50 %
kolacja o 25 %

Koszty noclegów rozlicza się na podstawie rachunków i faktur przedstawionych przez pracownika. Jeśli pracownik o to nie zadba, to otrzymuje ryczałt w wysokości 150% wartości diety. Czyli obecnie otrzyma 45 zł. Kwota jest też wypłacana, jeśli pracodawca nie zapewni noclegu i pracownik musi o niego zadbać sam. Ryczałt ten można wypłacić, jeżeli nocleg trwał minimum 6 godzin między godziną 21:00 a 7:00 rano.

Pracownik, który jedzie na delegacje środkami komunikacji publicznej, musi przedstawić bilety. Jeżeli nam je przekaże, będziemy mogli odliczyć sobie koszty z tego tytułu.
Podobnie jest w przypadku podróży własnym samochodem pracownika. Żeby zaliczyć jego wydatki na paliwo w koszty podatkowe, musi on przedstawić ewidencję przebiegu. Sposób prowadzenia tzw. „kilometrówki” jest opisany w naszym wcześniejszym artykule: Zwrot kosztów paliwa za prywatny samochód pracownika – jak rozliczać?

Kogo dotyczy Rozporządzenie? Co z firmami prywatnymi?

Rozporządzenie zostało napisane z myślą o budżetówce. Firmy prywatne mogą stosować się do zaleceń, ale nie muszą. Mogą ustalić własne wewnętrzne systemy wynagradzania za delegacje. Przyjmuje się jednak, że wysokość pełnej diety nie powinna być niższa niż 30 zł, tak jak w Rozporządzeniu.

Delegacja pracownika a koszty podatkowe

Możemy odliczać sobie koszty związane z delegacją. Oczywiście musimy udowodnić, że delegacja odbyła się w celach służbowych. Dlatego na poleceniu wyjazdu służbowego wpisujemy cel podróży służbowej. Pracownik powinien też zbierać wszystkie faktury i rachunki.