W związku z rozwojem sytuacji epidemiologicznej w Polsce wprowadzono pracę zdalną, czyli możliwość wykonywania powierzonych w ramach stosunku pracy zadań poza stałym miejscem jej świadczenia. Pozwala to pracownikowi na pracę w jego mieszkaniu lub innym miejscu. Nowe przepisy nie regulują jednak kwestii ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi za używanie podczas wykonywania obowiązków zawodowych własnego sprzętu oraz wykorzystane na ten cel materiały.

Zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 20202 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, a dokładniej z zapisem zawartym w art. 3 ust. 1 ww. ustawy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony określonej w umowie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania. Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej może przybrać formę pisemną lub ustną. Zgoda pracownika na świadczenie pracy poza stałym miejscem jej wykonywania nie jest wymagana. Przepisy nie regulują niestety sprawy zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika podczas takiej pracy.

Praca zdalna – warunki

Pracę zdalną może zlecić pracodawca wtedy, kiedy rodzaj tej pracy pozwala na jej świadczenie w formie zdalnej. Dotyczy to przede wszystkim usług niematerialnych, w tym między innymi księgowych, marketingowych, szkoleniowych oraz doradczych. W przypadku przejścia na pracę zdalną konieczne jest spełnienie pewnych warunków technicznych, które umożliwią sprawne wypełnianie obowiązków i komunikowanie się na odległość. Ważne są też odpowiednie warunki lokalowe.

Warto w tym miejscu podkreślić, że obowiązek zapewnienia odpowiednich narzędzi i materiałów, podobnie zresztą jak obsługa logistyczna pracy zdalnej leży po stronie pracodawcy. W niektórych przypadkach dopuszcza się jednak korzystanie przez pracownika podczas wykonywania pracy zdalnej z narzędzi i materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Powinno się to odbywać w zgodzie z polityką informacji poufnych w firmie. Jako że poprzez materiały i narzędzia niezapewnione przez pracodawcę rozumie się zwykle sprzęt i materiały własne pracownika, zaistnienie takich okoliczności wymaga rozważenia kwestii ekwiwalentu wypłacanego dla pracownika.

Zlecenie pracy zdalnej

Pracownik jest zobowiązany do wykonywania zleconej przez pracodawcę pracy zdalnej i nie może odmówić jej świadczenia, chyba że istnieją istotne ku temu powody, np. polecenie pracodawcy jest niezgodne z prawem. Ewentualna odmowa może się wiązać z takimi konsekwencjami jak upomnienie ze strony pracodawcy albo nagana. Godziny pracy pozostają takie same jak podczas wykonywania obowiązków na terenie zakładu pracy, a pracownik w czasie świadczenia pracy zdalnej zobowiązany jest do potwierdzania swojej obecności w takiej formie, w jakiej uzgodnione zostało to z pracodawcą. Pracownik może też zostać zobligowany przez pracodawcę do prowadzenia ewidencji realizowanych zadań, między innymi poprzez wskazanie daty ich wykonania, czasu przeznaczonego na ich realizację oraz opisu wykonywanych w tym celu czynności.

Ekwiwalent za pracę zdalną

Obecnie obowiązujące przepisy nie regulują w żaden sposób rozliczania kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (np. poprzez wykorzystywanie własnego sprzętu, zużycie energii itd.), dlatego obliczenie wartości ekwiwalentu może być trudne. W przypadku występowania takich kosztów zasadne jest sporządzenie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą odrębnej umowy, w której określony zostanie sposób dokumentowania kosztów poniesionych przez pracownika podczas świadczenia pracy zdalnej oraz sposób ich rozliczania. Pomocne przy sporządzaniu takiej umowy mogą być zapisy zawarte w art. 6711 § 3 Kodeksu pracy, a dotyczące telepracy. Zgodnie z nimi podczas ustalania kwoty ekwiwalentu za wykorzystywanie własnego sprzętu pracownika, należy wziąć pod uwagę:

Udokumentowaną cenę rynkową używanego sprzętu,
Normy zużycia sprzętu,
Ilość wykorzystywanego materiału oraz jego ceny rynkowej.

Przy ustalaniu ekwiwalentu należy również wziąć pod uwagę wartość poniesionych kosztów i naliczać jego wysokość adekwatnie do nich. Warto pamiętać, że zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ekwiwalent podlega zwolnieniu z podatku dochodowego. Na podstawie przepisów zawartych w § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ekwiwalent może również podlegać zwolnieniu z oskładkowania ZUS.