W ramach prowadzenia działalności przedsiębiorcy wystawiają faktury sprzedaży lub otrzymują je od swoich kontrahentów. Jeżeli faktury dokumentujące zakupy związane są z wykonywaną działalnością gospodarczą, mogą zostać uznane za koszty podatkowe. A co w przypadku, gdy otrzymana faktura zawiera błędy? Problem może rozwiązać nota korygująca.

Czym jest nota korygująca i kto ją może wystawić?

Nota korygująca to dokument wystawiany przez firmę w celu skorygowania błędu widniejącego na fakturze sprzedaży. Wydawana jest zwykle, gdy firma otrzymała już płatność za towar lub usługę. Noty nie są księgowane. To jedynie formalne korekty wcześniej wystawionych faktur. Jeśli otrzymane dokumenty rozliczeniowe zawierają błędy, może je skorygować wyłącznie nabywca towaru lub usługi. Nota korygująca przekazywana jest wówczas sprzedawcy od którego dobra zostały nabyte.

Jakie informacje powinna zawierać nota korygująca?

Informacje dotyczące noty korygującej można znaleźć art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepisy regulują części składowe dokumentu.

Powinien on zawierać:
● wyraźne oznaczenie o treści “nota korygująca”,
● kolejny numer dokumentu oraz datę jego wystawienia,
● imię i nazwisko wystawcy noty oraz wystawcy faktury (lub fv korygującej) oraz ich adresy i numery NIP,
● dane dotyczące poprawianej faktury (numer, datę jej wystawienia, informacje dotyczące stron transakcji, nazwy oraz ilość towarów lub usług, których dotyczy faktura)
● wyraźne wskazanie treści informacji pierwotnej i podanie informacji prawidłowej.

Faktura korygująca czy nota korygująca? Jakie są podstawowe różnice?

Mimo, że obydwa dokumenty kojarzą się z popełnianiem błędów, w praktyce znacząco się różnią. Warto zapoznać się z podstawowymi informacjami na ich temat. Czym zatem różni się faktura korygująca od noty korygującej do faktury?

Pierwsza różnica dotyczy osoby wystawiającej dokument. Faktura korygująca wystawiana jest przez sprzedawcę, nota korygująca przez nabywcę. Dokumenty różnią się również tym, co może być za ich pomocą zmieniane. Używając faktury korygującej możemy poprawić błędy wskazujące nieprawidłową ilość, wysokość kwot czy podatku na fakturze. Nota korygująca może natomiast poprawić błędy nie wpływające na wysokość kwoty i podatku. Korekcie polegają tu jedynie pomyłki dotyczące elementów opisowych faktury, na przykład: błędy w nazwie lub adresie nabywcy, opis transakcji czy nieprawidłowy NIP. Za pomocą faktury korygującej możemy poprawić zasadniczo wszystkie błędy, natomiast nota nie może obniżać lub podwyższać ceny towaru. Nie może też zawierać też zwrotu produktów lub zapłaty.

Ważne są również różnice dotyczące potwierdzenia otrzymania obydwu dokumentów. Jeśli faktura korygująca dotyczy obniżenia podatku VAT potwierdzenie może być wysłane do kontrahenta w postaci listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, faksu (również z potwierdzeniem) lub odesłanie faktury korygującej z datą odbioru i podpisem. W przypadku noty korygującej wystawca pierwotnej faktury musi jedynie zaakceptować notę. Może to zrobić w dowolny, papierowy lub elektroniczny sposób. W przepisach nie ma określonej formy dozwolonej akceptacji.

Faktura korygująca a nota – jakie terminy warto zapamiętać?

W przypadku dokumentów finansowych terminy rozliczeń odgrywają kluczową rolę. Warto zatem zapamiętać jakie ramy czasowe obowiązują nas również w przypadku poprawek. Fakturę korygującą można wystawić niezwłocznie po zauważeniu zdarzenia wskazującego na błędy. Maksymalny termin ograniczony jest przez upływ przedawnienia podatkowego. Obecnie wynosi on 5 lat (liczonych od końca roku kalendarzowego w którym minął termin zapłaty podatku). Nota korygująca może być wystawiona zasadniczo w każdym momencie. Istotą jest jedynie formalna poprawa błędów.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

W jakich przypadkach najczęściej poprawiamy fakturę za pomocą not korygujących? Wśród dozwolonych przypadków użycia tego dokumentu do naprawy błędów można wymienić na przykład:
● pomyłkę w numerze NIP;
● błędnie podaną datę odbioru, terminu płatności lub datę sprzedaży;
● zły adres nabywcy lub sprzedawcy;
● niewłaściwy nr rejestracyjny pojazdu (w przypadku zakupu paliwa);
● nieprawidłowe oznaczenie towaru lub usługi.

Czy nota korygująca musi być podpisana przez wystawcę noty?

Poprawa błędów na fakturze za pomocą noty korygującej zasadniczo polega na sporządzeniu przez nabywcę dwóch egzemplarzy dokumentu, odesłaniu ich do wystawcy faktury i oczekiwaniu na zwrot jednego egzemplarza podpisanej noty. W ustawie o podatku jest zapis dotyczący akceptacji noty, nie ma natomiast informacji dotyczącej formy w jakiej musi ona przebiegać. Można zatem uznać, że wystawca faktury może przyjąć notę za pomocą maila. Warto również nadmienić, że nie ma dziś wymogu oznaczania oryginału i kopiii dla not księgowych. Jeśli będą one jednak praktykowane, oryginał powinien trafić do nabywcy, a kopia do wystawcy faktury.